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办事流程

会议预定接待流程

发布时间:2017-09-08 新闻来源: 作者: 浏览次数:66

1、会议申请人通过电话:88797506、QQ:1942676209、预定QQ群:107229181或到会议中心现场提出预定申请。

2、会议中心工作人员提供会场相关信息,推荐合适会议场所。

3、双方沟通确认会议时间、会议场所以及会议相关要求。

4、会议中心工作人员登记相关服务内容,登记会议预定单。

5、会议申请人根据不同会场提供会议申请表(大礼堂和小礼堂需要)。

6、会议中心工作人员告知会议注意事项,会议申请人按会议场所要求提交押金,会议工作人员提供押金收据。(大礼堂、小礼堂需要)。

7、会议中心工作人员按会议要求进行会前准备(提供茶水、茶歇、水果、毛巾等,制作席卡、横幅、电子屏,调试电脑等)。

8、会议当天进行全方位的会议跟踪服务,确保会议设备高效正常运行。

9、会议结束,会议中心工作人员提供会务费用结算清单,会议申请方确认无误后开具收据。大礼堂、小礼堂会议结束后经会议中心工作人员确认未造成设备设施损坏,如数退还押金。

10、会议中申请方在会后15个工作日内转账结算。

11、会议中心到集团财务对账清算。

附件:

 会场使用登记表.doc 

 会议中心报告厅申请表.doc

 小礼堂使用申请表.doc

 小礼堂会场座位分布表.xls

 大礼堂预定登记表.doc

 大礼堂使用申请表.doc

 大礼堂座位分布表.xls

 会议中心第一报告厅座位分布表.xls

 会议中心会场设施一览表.doc


 


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